Per vandaag is de nieuwe feature “Email Integratie” beschikbaar voor alle gebruikers. Met email integratie is het mogelijk dat alle emails welke je van/naar contactpersonen en kandidaten verzend/ontvangt automatisch worden geregistreerd in het dossier van de desbetreffende persoon. Dit werkt vanuit je eigen email client (zoals Microsoft Outlook, Gmail, Hotmail, MS Exchange, Office365 etcetera.)

Het werkt platform onafhankelijk. Dit werkt dan ook voor gebruikers van een PC, Apple, Linux etc.

Hoe werkt het?

Emails worden verzonden/ontvangen door mailservers. Op mailserver niveau (IMAP) wordt er dan ook een koppeling gemaakt met je CATS account. Dit werkt dus niet voor email accounts welke enkel werken met pop3. Vandaag de dag beschikt iedere professionele webserver echter over een IMAP protocool. Om de koppeling te kunnen maken dien je dan ook te beschikken over de juiste gegevens van je mailserver voor het IMAP gedeelte. Als je deze gegevens niet weet, vraag het dan je systeembeheerder of je webhost/emailhost.

CATS probeert op basis van je email provider keuze alvast de juiste instellingen voor je in te lezen. Voor gebruikers van GMail, MS Exchange, Office365 zal dit allemaal direct werken.

Hoe instellen email integratie?

1. Ga naar Instellingen (wiel symbool rechtsboven in je scherm) en klik op “Mijn Profiel”.
2. Scroll naar beneden en klik bij “Email Integratie” op configureren.
3. Een nieuw scherm opent zich en hier kan je een keuze maken van je mail provider
4. Vul nu de gevraagde gegevens in.
5. Zodra de integratie is voltooid geldt dat enkel voor alle nieuwe emails. Oude emails met kandidaten en contactpersonen worden dan ook niet geacrhiveerd in de dossiers.

Welke gegevens heb je precies nodig om de koppeling tot stand te kunnen brengen?

1. Email loginnaam + wachtwoord

2. Beveiligde poortnummers voor inkomende/uitgaande email (bijvoorbeeld; 993 voor inkomend, 587 vooor uitgaand)

3. IMAP Host (bijvoorbeeld; mail.mijndomeinnaam.com)

4. SMTP Host (bijvoorbeeld; mail.mijndomeinnaam.com)

Belangrijk: Om veiligheidsredenen kan er enkel een koppeling met je mailserver worden gemaakt via beveiligde poorten. Dit betekend dat er een zogenaamd SSL certificaat door de mailhost geïnstaleerd dient te zijn. Dit zorgt ervoor dat de email communicatie tussen je CATS account en je mailserver middels encryptie worden verwerkt. Indien je mailserver niet over een SSL certificaat beschikt, vraag je mailhost deze dan te installeren. Een SSL certificaat voor dit doel kost circa €10-€15/jaar.

MS Outlook plugin

De MS Outlook plugin zullen we op korte termijn niet meer ondersteunen en zal ook niet meer worden updated. De email integratie feature is hiervoor dan ook in de plaats gekomen.